DANIŞTAY ARŞİV YÖNETMELİĞİ

Bu Yönetmelik, Danıştay’ın yargı, inceleme, danışma ve idari hizmetleriyle ilgili faaliyetleri sonucu oluşan arşivlik malzemenin ayıklanması ve yok edilmesi ile arşiv malzemesinin saptanması, tasnifi, yerleştirilmesi, korunması ve saklanma sürelerinin belirlenmesi amacıyla düzenlenmiştir.

Bu Yönetmelik, Danıştay Kanununun 92'nci maddesine dayanılarak düzenlenmiştir.

Arşiv Müdürlüğü, Genel Sekreterliğe bağlı olarak bir Arşiv Müdürü ile yeterli sayıda idari personelden oluşur. Danıştay Arşivi, Arşiv Müdürlüğünce bu Yönetmelik hükümlerine ve Arşiv Kurulu kararlarına göre yönetilir.

Arşiv Kurulu, Genel Sekreterin başkanlığında, Tasnif ve Yayın Bürosunda görevli bir tetkik hakimi, bir Danıştay genel sekreter yardımcısı ve bir Danıştay savcısı veya tetkik hakimi ile Arşiv Müdüründen oluşur. Kurula katılacak savcı veya tetkik hakimi, Danıştay Başkanı tarafından iki yıl için görevlendirilir.

Arşiv Kurulu, Danıştay Arşivinin düzenlenmesi, geliştirilmesi, korunması ve arşiv personelinin eğitimi gibi arşivle ilgili her konuda ilke saptar. Arşiv Kurulu, idari hizmet birimlerine ilişkin evrakın hangilerinin yok edileceğini, hangilerinin biriminde ne kadar süre ile saklanacağını ilgili müdürlük ve büroların görüşünü almak suretiyle karara bağlar. Arşiv Kurulu, idari hizmet birimlerine ilişkin olup yok edilmesine karar verilecek evrakı saptarken Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 30 ve 31 inci maddeleri hükümlerini göz önünde bulundurur. Ayrıca Arşiv Müdürlüğünün günlük çalışmalarında karşılaştığı sorunları çözmeye yönelik kararlar alır ve uygulamaya yön verir.

Arşiv Danışma Kurulu, Danıştay Arşiv Kurulu üyeleriyle Danıştay Başkanlar Kurulunun görüşü alınarak biri daire başkanı olmak üzere Danıştay Başkanının görevlendireceği üç Danıştay meslek mensubundan oluşur. Kurul, görevlendirilen daire başkanının başkanlığında toplanır ve üç yıl süreyle görev yapar. Bu Kurula gerektiğinde ilgili kamu kuruluşlarında görevli uzman personel de çağrılabilir . Arşiv Danışma Kurulu, Danıştay Başkanının isteği üzerine Danıştay Arşivini ilgilendiren sorunlar hakkında görüş, düşünce ve önerilerini bildirir.

Danıştay Başkanı, Arşiv Kurulunca ve Arşiv Danışma Kurulunca alınan kararlardan gerekli gördüklerini kurullara, dairelere ve Genel Sekreter vasıtasıyla idari hizmet birimlerine duyurur.

Arşive, Danıştayın yargı, inceleme, danışma ve idari hizmetleri ile ilgili faaliyetleri sonucu oluşan aşağıdaki arşiv malzemesi alınır: a) Yargı faaliyetine ilişkin arşiv malzemesi: aa- Dava dosyaları, bb- Dava daireleri ve kurulları karar kartonları. b) İnceleme ve danışma faaliyetine ilişkin arşiv malzemesi: aa- Dosyalar, bb- Daire ve kurul kararları ile tutanakları. c) Memurin Muhakematı Hakkında Kanunu Muvakkat ile ilgili daire ve kurul kararları, d) Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun ile ilgili kararlar, e) İçtihatları Birleştirme Kurulu kararları, f) Başkanlar Kurulu kararları, g) Personel ve emeklilik sicil dosyaları, h) Arşiv Kurulunca saklanmasına karar verilen diğer evrak.

Danıştay Arşivine alınmayacak evrak aşağıda gösterilmiştir: a) Kararların onaylı örnekleri, b) Genel Kurulca yapılan seçimlere ilişkin oy pusulaları, c) Duruşma defterleri, d) Daire ve kurullarda tetkik hakimleri tarafından tutulan defterler, e) Zimmet defterleri, f) Başsavcılıkta tutulan defterler, g) Davalarla ilgili her çeşit evrakın, Evrak Müdürlüğünce daire ve kurullara gönderildiği liste ve dizi pusulaları, h) Dairelerce hazırlanan PTT gönderme ve tebligat listeleri, ı)Arşiv Kurulunca saklanmasına gerek görülmeyen diğer evrak.

Arşiv malzemesi, Danıştay Arşivinde süresiz saklanır.

9'uncu maddede sayılan evrak ilgili daire, kurul ve idari birimde son işlem tarihinden itibaren üç yıl süre ile saklanır ve bu sürenin bitimini izleyen Ocak, Nisan, Temmuz ve Ekim aylarında bu Yönetmelik hükümlerine göre yok edilmek üzere arşive gönderilir.

8'inci maddede sayılan arşiv malzemesi, son işlem tarihinden itibaren en az iki ay ilgili birimde bekletilerek her yılın Mart ve Eylül ayları içinde arşive gönderilir.

Arşive gidecek dosyalar içinde idareye ait belgeler ile varsa işlem dosyası ilgili idareye gönderilir. Dosya içinde bulunan bütün karalamalar, kitap, gazete ve broşür gibi evrak ayıklanır.

Daire ve kurullardaki kararların imzalı nüshalarını içeren karar kartonları, kararların sıra numaralarına göre kontrolleri yapılmak suretiyle sırtlarına ait oldukları daire, kurul, yıl ve içerdiği kararların ilk ve son numaraları yazılarak eksiksiz olarak Arşive gönderilir.

Arşive gönderilecek dosyalar ve karar kartonları ile saklanması öngörülen diğer evrak için iki örnek "Arşive Gönderme Dizini" yapılır. Arşive gönderme dizininin bir örneği Arşiv Müdürlüğünce teslim alındıktan sonra imzalanarak ilgili daire, kurul veya idari birime geri verilir. Gönderme dizininin bir örneği de Arşiv Müdürlüğünce daire, kurul ve idari birimlere göre ayrı dosyalarda saklanır.

Bu bölümde belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde, kurul ve dairelerde başkanın yönetim ve denetiminde kıdemli tetkik hakimleri (2575 sayılı Kanunun 62'nci maddesinin 2 numaralı fıkrası uyarınca görevlendirilen tetkik hakimi); idari birimlerde, Genel Sekreterin yönetim ve denetiminde birim müdürleri görevli ve sorumludur.

Danıştay Arşivindeki arşiv malzemesi; dosyalar, karar kartonları, Türkiye Büyük Millet Meclisi'nden devredilenler ve diğer evrak olmak Üzere dört ana bölümde düzenlenir. Danıştay Arşivinde bulunan; a) Dosyalar ile karar kartonları, daire veya kurul karar numarası ile yıllarına göre, b) Danıştay arşivine girecek diğer evrak, birimlerine ve işlem yıllarına göre, c) Türkiye Büyük Millet Meclisi'nden Danıştay’a devredilen 1920-1927 yılları arasındaki dönemi kapsayan arşiv malzemesi, Arşiv Kurulu kararlarına göre, ayrılır ve sıralanırlar.

Arşivdeki dolapların görülebilecek yerlerine, belirli bir düzenle dolapta bulunan arşiv malzemesinin daire, kurul veya idari birimini, yıl ve sayılarını gösteren, boyutu ve biçimi Arşiv Kurulunca saptanacak plastik veya madeni etiketler konulur. 30'uncu madde hükümleri uyarınca Arşivde tutulacak defter ve kartonların üzerlerine ve sırtlarına içerikleri Arşiv Kurulunca belirlenecek etiketler yapıştırılır.

Arşivin güvenliğini sağlamak ve arşivden yararlanmayı kolaylaştırmak üzere Arşiv Kurulunca bir arşiv planı hazırlanır ve görülebilecek bir yere asılır. Arşiv planı, arşiv depolarının krokilerini, içinde bulunan arşiv malzemesinin türünü ve ilgili olduğu daireyi, kurulu ve idari birimi gösterir.

Arşiv Müdürünün başkanlığında, malzemeleri ayıklanacak ve yok edilecek ilgili kurul, daire veya idari birimin görevlendireceği bir memur ile kurum arşivinden görevlendirilecek bilgi ve deneyim sahibi üç memurdan oluşan ayıklama ve yok etme komisyonu kurulur.

11'inci madde gereği ilgili daire, kurul veya idari birimden yok edilmek üzere gönderilen evrak, Arşivin özel bir bölümüne alınır. Bu evrak, ayıklama ve yok etme komisyonunca yeniden gözden geçirilerek ilgili birimi, yılı, niteliği belirtilmek suretiyle iki nüsha yok etme listesi hazırlanır. Yok etme listesi, ayıklama ve yok etme komisyonu başkan ve üyeleri tarafından imzalanır ve Arşiv Kurulunun onayına sunulur. Bu liste, Arşiv Kurulunun onayı ile kesinlik kazanır. Yok etme listesinin bir örneği ilgili daire, kurul veya idari birime gönderilir.

Yok edilecek evrak, kağıt ham maddesi olarak kullanılmak üzere Türkiye Selüloz ve Kağıt Fabrikalarına (SEKA) gönderilir veya SEKA'nın yetkili kuruluşlarına teslim edilir. SEKA'ya gönderilmesinin mümkün olmaması ve ekonomik bir değer ifade etmesi halinde evrak, ihale mevzuatına göre satılır. Gizli evrakın SEKA'ya gönderilmesinden veya satılmasından önce okunamayacak hale getirilmesi esastır. Yok etme listeleri ile yukarıdaki bentlere göre yapılan işlemler ve tutanaklar Arşivde saklanır.

Danıştay arşivinden, Danıştay meslek mensupları, Danıştay tetkik hakimleri ve savcıları, resmi kuruluşlar ile araştırıcılar yararlanabilirler. Sadece bireyleri ilgilendiren karar ve dosyaların, gizlilik taşıyan diğer arşiv malzemesinin kullanılması Danıştay Başkanının iznine bağlıdır. Danıştay meslek mensupları ile Danıştay tetkik hakimleri ve savcılarının arşivden yararlanması

Danıştay meslek mensupları ile Danıştay tetkik hakimleri ve savcıları, içeriği Arşiv Kurulunca belirlenecek alındı belgesi karşılığı arşiv malzemesi alabilirler. Arşivden alınan arşiv malzemesi Arşiv Müdürlüğünce bir deftere kaydedilir. Arşivden alınan malzemenin en geç 15 gün içinde geri verilmesi zorunludur. Bu durum Arşiv Müdürlüğünce izlenir ve arşiv malzemesinin iadesinde meydana gelen gecikmeler Genel Sekreterliğe bildirilir.

Mahkemeler görmekte oldukları dava ile ilgili olarak Danıştay Arşivinde bulunan dosyalan isteyebilirler. Bu halde dosyalar dizi pusulasına bağlanarak ilgili mahkemeye gönderilir. Mahkemelerce tayin edilmiş bilirkişiler de inceledikleri konularla sınırlı olarak Genel Sekreterliğin bilgisi dahilinde Danıştay Arşivinden yararlanabilirler.

Resmi kuruluşlar bir yazı ile Danıştay Başkanlığına başvurarak; a) İlgili bulundukları dava dosyasına ilişkin arşiv kaynaklarından, b) Yararlanılmasına Danıştay Başkanlığınca izin verilen arşiv malzemesinden, c) Kendilerini ilgilendiren Danıştay'ın inceleme ve danışma faaliyetine ilişkin arşiv malzemesinden, yerinde inceleme yapmak veya örnek almak suretiyle yararlanabilirler.

Araştırıcılar, Danıştay Genel Sekreterliğinin izni ile Arşivde araştırma yapabilir, arşiv malzemesini yerinde inceleyebilir, karar örneklerini alabilirler. Araştırıcılar, araştırma nedenlerini bildirmek, varsa araştırma programlarının özetini başvurularına eklemek zorundadırlar. Bilgisayar ortamına alınan arşiv malzemesinden yararlanma

Danıştay Bilgi İşlem Birimince bilgisayar ortamına alınan arşiv malzemesinden de bu bölüm hükümleri çerçevesinde yararlanılır.

Davada taraf olanlar, varisleri veya bunların kanuni temsilcileri, ilgili dava dosyasında bulunan bir belge aslının kendilerine verilmesini isteyebilirler. İadesinin zorunlu olduğunun saptanması halinde belge aslı Genel Sekreterliğin izni ile örneği alınmak suretiyle verilir.

Arşivde aşağıdaki defter ve dosyalar tutulur; a) Arşive gelen arşiv malzemesi gönderme dizinleri kartonu, b) Arşivden alınan dosyaların yazıldığı kayıt defteri, c) Arşiv malzemesi alındı belgelerinin konulduğu karton, d) Arşiv Kurulu karar kartonu, e) Arşivden yararlanılan izleme cetveli. Tutulacak defter ve cetvelin şekli ile içeriği Arşiv Kurulunca belirlenir:

Danıştay Arşivine görevliler dışında kimse giremez. Bu Yönetmelik kurallarına göre Arşivden yararlanma hakkı olanların Arşive girebilmeleri Danıştay Başkanının iznine bağlıdır. Arşivin ve arşiv malzemesinin yangına, su basmasına, neme, küflenmeye, böcek yemesine, kağıt erimesine, çürümesine ve diğer olumsuz etkenlere karşı korunması için gerekli önlemler Arşiv Müdürlüğünce alınır.

Arşivde çalışanların hizmet içi eğitimleri Arşiv Kurulunca düzenlenir. Bu konuda Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün katkısı sağlanır.

21.2.1984 günlü ve 18919 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Danıştay Arşiv Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır. Geçici Madde l- Bu Yönetmeliğin yayımından önce arşive alınmış malzemenin ayıklama ve yok etme işlemleri, bu Yönetmelik hükümlerine göre yapılır. Dosyaların ve diğer evrakın ayıklanması sırasında duraksamaya düşülen konularda ilgili kurul ve daire kıdemli tetkik hakimi ile ilgili idari birim amirinin görüşüne başvurulur.

2l.2.l984 günlü ve 18919 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Danıştay Arşiv Yönetmeliğinin 7'nci maddesi gereğince arşiv malzemesi olan esas ve karar defterleri ile 2575 sayılı Yasanın yürürlüğe girdiği tarihten önce karara bağlanmış ve dosyasında daire ve kurul kararı bulunan karar kartonları, bilgisayar ortamına alındıkça imha edilir.

Danıştay Genel Kurulunca kabul edilen bu Yönetmelik, yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Bu Yönetmelik hükümleri Danıştay Başkanı tarafından yürütülür.