SİVİL SAVUNMA İDARESİ MAL YÖNETMELİĞİ

Sivil Savunma İdaresinin merkez ve taşra teşkilatındaki, 7126 sayılı Kanunun geçici üçüncü maddesi gereğince pasif koÂrunmadan devrolunan mallar ile mezkûr kanunun 36 ncı maddesi gereÂğince teşkil olunan Sivil Savunma fonundan satın alınan veya yine aynı kanunun 41 nci maddesi gereğince el konulan bütün taşınabilir mallar bu Yönetmelik hükümlerine tabidir. (Genel Bütçeden temin olunan malÂlar bu Yönetmeliğin kapsamına girmez; Devlet Ayniyat Talimatnamesi hükümlerine göre cari işleme tabi tutulurlar.)

Sivil Savunma hizmet ve faaliyetlerine ait her türlü teşkilât, tesisat ve tedbirlerde kullanılan taşınır ve taşınamaz mallara Sivil Savunma malları denir.

Sivil Savunma Malları: a) Taşınmaz mal; arazi, tapu siciline kaydedilen haklar, gayrimenÂkulun tamamlayıcı parçalarından olan sabit tesisler ile teferruatlıdır. Taşınmaz mallar hakkında uygulanacak işlemler özel mevzuat ve taliÂmatına göre yapılır. b) Taşınır mal; Sivil Savunma hizmet ve faaliyetlerine ait her türÂlü teşkilât, tesisat ve tedbirlerde kullanılan vasıta, malzeme, teçhizat ve maddeler gibi taşınabilen mallardır. (Taşınabilen mallara, sabit tesisÂleri tahrip etmeden

Sivil Savunma malları; yeni, kullanılmış HEK (Hurda, enkaz, köhne) olabilir. Yeni ve kullanılmış mallar da sağlam ve arızalı olabilirler.

Bu Yönetmeliğin konusu olan taşınabilir Sivil Savunma malları mal muhasebesi bakımından aşağıdaki bölümlere ayrılır. a) Muayyen şartlara tabi olmaksızın uzun müddet kullanılıp muhaÂfaza edilebilen sarf edilmeyen miadsız vasıta, malzeme ve teçhizat, b) Kitaplar ve haritalar, c) Kullanmadan ötürü zamanla eskiyen, yıpranmak suretiyle şekil ve vasfını kaybeden miadlı mallar, (Giyim, kuşam, vesair gibi) d) Hizmet esnasında yeme, içme ve kullanma sebebiyle tükenen (Yiyecek, yakacak, aydınlatma, ilâç, basılı kâğıt, kırtasiye vesaire gibi) maddeler, e)İmal ve tamir sırasında sarfedilen maddeler.

Sivil Savunma teşkilâtında kullanılan Sivil Savunana mâllarının kayıt ve kontrollerini kolaylaştırmak üzere malların her birine ekli l numaralı cetveldeki kot numaralan verilir. Bu numaralar ile ekli 2 numaralı şekildeki Sivil Savunma işareti, mümkün olanların üzerine kaybolmıyacak ve bozulmıyacak şekilde etiket ve damga ile etiketlenir. Veya damgalanır.

Mülkî İdare Amirleri; imkân ve yektileri içindeki ikÂmal işlerinin planlı ve mevzuata göre yürütülmesinden ve ikmal gücüÂnün aksamasından doğrudan doğruya sorumludur. Sivil Savunma mallarının korunması ve emniyet altında bulundurulması için gerekli tedÂbir ve tertiplerin tam olarak alınmasını ve aldırılmasını sağlamak da Mülkî İdare Amirlerinin esas görevlerindendir. Muamelâtı; merkezde Bakanlık adına Sivil Savunma İdaresi Başkanlığı, Taşrada Mülkî İdare Amirleri adına Sivil Savunma İdaresi teşkilâtı ve bulunmayan yerlerÂde görevli ve sorumlular tarafından yürütülür.

Bu Yönetmelik hükümlerine göre Sivil Savunma maÂlının alınması, saklanması, dağıtımı ve harcanmasını sağlamak ve sağlatÂmak bunlara ait işlemleri yapmak ve yaptırmakla, zat ve zaman hesapÂlarını vermekle görevli kimseye mal saymanı denir.

Sivil Savunma mallarının emniyeti için gerekli tedÂbirlerin alınması, bu malların Yönetmelik hükümlerine göre bakım, koruma ve kullanılması mal mevcudunun ve muhasebesinin tutulması ve sorumluluk süresi hesabının hazırlanması ve verilmesi mal saymanÂ​larının görevidir.

Usulüne göre teslim ve emanet suretiyle Sivil SavunÂma malını elinde bulunduran şahısların bu malın bakım, muhafaza, alım, verim ve sarf sorumluluğuna mal sorumluluğu, bu görevi yapanlara da mal sorumlusu (Ayniyat Mutemedi) denir. Sivil Savunma teşkilatındaki mal sorumluları veya bu durumda olanlar teslim almış oldukları Sivil Savunma malından mal saymanına karşı sorumludurlar.

Mal sorumluları; Sivil Savunma malını mevzuat hüÂkümlerine uyarak yerinde kullanırlar. Sağlam ve işler bir durumda buÂlundururlar. Kaybolan, hasara uğrayan, imha, sarf ve istihlâk edilen mallar için gerekli belgeleri ile dağıttıkları mal karşılığında aldıkları belgeleri mal saymanına verirler, ihtiyaçtan fazla olan bütün malları bağlı bulundukları mal saymanına bildirir veya iade ederler. Servislere verilen malları kayıtlarına geçirirler.

Zaruri hallerde bir hizmetin yapılması için malın seÂnetsiz olması personelin saklama bakım ve koruma sorumluluğunu kalÂdırmaz. Sorumluluğun kalkması için malın alınan yere iadesi şarttır. Bu personel malın kaybında, tahribinde mevzuat gereğince tatmin edici bir şekilde suçsuz olduklarını açıklayamadıkları müddetçe sorumludurlar. Senet karşılığında dağıtılan mallardan kaybolanlar, hasara uğrayanlar, suçluları belli olmayan hallerde senet sahibine ödetilir. Görevliler: Mal Saymanları: Madde14 — Sivil Savunma İdaresi Teşkilâtında mal saymanlığı, merkezde Sivil Savunma İdaresi Başkanlığınca, İl merkezlerinde ValiÂlerce Sivil Savunma Teşkilâtı personelinden bu işle görevlendirilmiş olanlar tarafından yürütülür.

Merkezde ve taşrada lüzum görülen yerlerde mâl soÂrumluluğu; her ne ad altında olursa olsun Sivil Savunma mevzuatına göre merkezde Sivil Savunma İdare Başkanı illerde valiler ve ilçelerde kaymakamlar tarafından görevlendirilen ve kendisine toplu Sivil SaÂvunma malı teslim ve emanet edilmiş kimseler tarafından yürütülür.

Mal Saymanlığı ile görevlendirilenlerin memuriyetÂleri ile adları, atanma veya görevlendirme emirlerinin birer sureti Sivil Savunma İdaresi Başkanlığına bildirilir. Aynı zamanda Başkanlık veya Bakanlık kanalı ile Sayıştay Kanununun 43 ncü maddesi gereğince SaÂ​yıştay Başkanlığına da bilgi verilir.

Mal sorumlularına (Ayniyat mutemetlerine) görevli oldukları ve yetkilerini göstermek üzere birer tanıtma kartı verilir. (ÖrÂ​nek : 1).

Mal Saymanlığı, Tahakkuk Memuru ve Amiri italik görevlerinden ikisi bir şahıs üzerinde birleştirilemez.

Sivil Savunma hizmetlerine ait mal ihtiyaçları; kadÂro ihtiyacı, bütünleme ihtiyacı, özel görev ihtiyaçları olarak ayrılır. Kadro ihtiyaçları 6/3150 sayılı Tüzükle gösterildiği şekilde tesbit oluÂnur. Özel görev ve bütünleme ihtiyaçlarına ait malzeme, özel talimatlarla lüzum hasıl oldukça yetkili makamlarca tesbit ve teklif olunur.

Lüzumu halinde üst makamlar, ast makamların ihÂtiyaçlarını, kontrol ve istek yapılmadan dahi emirlerle tamamlarlar.

Sivil Savunma hizmetlerinde kullanılacak mallar: a) Pasif korunmadan devredilen malların hizmete uygun görülenÂ​lerinin kadro malzemesi yerine konulması. b) Fon ödeneği ile yurt içinden veya dışından satın alma. c) Verilecek emirlere göre teşekküller arasında devir alma ve denkÂ​leştirme. d) Gerektiğinde yetkililer tarafından Sivil Savunma mükellefiyeti yolu ile el konulması veya karşılıkız olarak Sivil Savunma teşkilâtına yapılacak yardımlar olmak üzere sağlanır.

Sivil Savunma mallarının dağıtımı, bir teşkilât kaÂdemesinden diğerine nakli ve depolarla kademeler arasında denkleştiÂ​rilmesi işleri aşağıdaki şekilde yapılır. a) İller ve teşekküller arası aktarma ve denkleştirme İçişleri BaÂ​kanlığının emirleriyle. b) İllerin ve ilçelerin mülkî idare hudutları içinde o il veya ilçenin en büyük Mülkî İdare Amirinin emri ve bir üst makamı haberdar etÂ​mesi suretiyle yapılır.

Sivil Savunma Malları 55 nci maddede gösterilen maÂkamların yetkilerine göre tasvipleri alınmadıkça elden çıkarılamaz ve hiç bir surette görevli olmıyanlar tarafından veya hizmet dışı kullaÂ​nılamaz.

Sivil Savunma Mallarından, yurt içinde ve tedariki mümkün olmayanlara, taşıma, saklama ve sevklerinde özel bir dikkat gösterilir. . .

Sivil Savunma Fonundan satın alınan ve yaptırılan malların sevk ve tesellüm işleri aşağıdaki şekilde yapılır. a) Mal sorumlusu (Ayniyat mutemetleri) tarafından, yapılacak işler : Mal (Örnek : 2) geçici makbuz mukabilinde geçici olarak teslim alıÂnır. Derhal (Örnek - 3) muayene ihbarnamesi ile şartname ve mukaveleleÂrine göre muayenesi istenir. Muayene neticesi müsbet ise bu rapor muaÂ​‐ yene heyeti tarafından tasdik, aksi halde reddedilir. Tahlili gerekenler mütehassıslarca, diğerleri muayene heyetince uygun görüldüğü takdirde malı getirenin veya hizmeti yapanın tanzim edeceği biri pullu asıl, diğeri pulsuz suret, iki nüsha faturaya göre mal sorumlusu tarafından üç nüsÂha (Örnek : 4) alındı belgesi tanzim edilir. Bu belgenin birinci ve ikinci nüshaları ile muayene raporları ve faturalar mal saymanıma gönderilir. Geçici makbuz ile üçüncü nüsha alındı belgesi mutemetler yanında kalır. Mal saymanına gönderilen alındı belgesi ikinci nüshası birinci nüshanın aynı olduğuna dair tasdik edilerek Mutemede geri çevrilir. Mutemet taÂrafından ikinci ve üçüncü nüsha alındı belgeleri depo giriş pusulası olaÂ​rak dosyasında saklanır. Ve muhteviyatı depo giriş kaydına esas olur. Evvelce tanzim edilen geçici tesellüm makbuzları mutemet tarafından geri alınarak iptal edilir. Geçici makbuz kaybolduğu hallerde keyfiyet alındı belgesinin dip koçanına yazılarak kaybedene imza ettirilir. b) Mal saymanları tarafından yapılacak işler : Malı getiren veya mal sorumlusu (Ayniyat mutemedi) tarafından gönÂderilen ikişer nüsha fatura muayene raporu ve mutemedin alındığı belÂgesini (Örnek: 4) alan mal saymanları tarafından, üç nüsha ayniyat teÂsellüm makbuzu (Örnek : 5) tanzim edilerek birinci ve ikinci nüshalariyle birlikte iki fatura ve bir muayene raporu ile satın alma kararı ve mukavelesini hizmetle ilgili şubeye veya tahakkuk ksmına verir. TahakÂkuk şubesi veya memuru tarafından alınan ayniyat tesellüm makbuzu ile faturanın ikinci nüshalarının birinci nüshaların aynı olduğuna dair fon saymanı veya fon sayman mutemedi tarafından tasdik edilerek mal saymanına geri çevrilir. Mal saymanına dönen bu ikinci nüsha ayniyat tesellüm makbuzu ve faturayı üçüncü nüsha ayniyat tesellüm makbuzu ile birlikte sayman tarafından muhafaza edilir ve sayman giriş kaydına esas olur.

Teşekküller arasında devir alma ve denkleştirme iki tarzda olabilir. Birinci tarz: ihtiyacı olan kademe istek belgesi ile mal isteğinde bulunur. İkinci tarzda ise: Herhangi bir istek olmaksızın üst kademece ihÂtiyacı olan ast kademeye emirle mal gönderme ve denkleştirme şeklinÂ​de olur. a) İstek belgesi karşılığında mal gönderme ve alma usulü : Mala ihtiyacı olan mal saymanı tarafından üç nüsha istek belgesi (Örnek: 6) tanzim edilerek iki nüshası ilgili mülkî idare amirliği kanalı ile malı gönderecek makama yollanır. Bu istek belgesini alan makamın ayniyat saymanı tarafından bu belgeler tetkik ve tasdikten sonra ait olduğu mutemede gönderilir. Mutemed tarafından istek belgesine göre mal isteğinde bulunan makama gönderilir. Sevkedilen malın miktar ve cinsi gönderilenler sütununa işlenerek buna göre tanzim edilecek çıkış pusulasının (Örnek: 7) bir nüshası istek belgesi ve malın gönderildiği ulaştırma makamımdan (PTT. ve D.D.Y. v.v.) alınan makbuz, ayniyat sayÂmanına verilir. Ayniyat Saymanlığında ulaştırma makbuzu ile istek belÂgesinin ikinci nüshası kalır ve çıkış pusulası tasdik ve imza edilerek MuÂtemede iade edilir. Mutemed de kalan istek belgesi ile çıkış pusulası, MuÂtemed için mal çıkış (iade) kaydına esas olur. Malı gönderen saymanlıkÂça gönderilen mallara ait defterden çıkarılan tasdikli kayıt suretiyle isÂtek belgesinin bir nüshası malı isteyen saymanlığa gönderilir. Malı alan saymanlık tarafından istek belgesi ve kayıt suretine göre iki nüsha (ÖrÂnek : 5) ayniyat tesellüm makbuz tanzim edilerek malı gönderen sayÂmanlığa yollanır. Malı gönderen saymanlığa gelen ayniyat tesellüm makÂ​buzundan birinci nüshası kendi çıkış kaydına esas olmak üzere evrakı müsbite olarak saklanır. Diğer, ikinci nüsha birinci nüshanın aynı olÂduğuna dair tasdik edilerek hemen malı alan saymanlığa iade edilir. Ayniyat tesellüm makbuzu en geç bir ay içinde gelmediği takdirde gönÂderen saymanlıkça gönderme belgelerine dayanılarak malın düşümü yapılır. Ve keyfiyet mal gönderilen saymanlıkla bir üst müşterek makaÂ​ma bildirilir. b) Emirle mal dağıtımı: Üst makamlardan verilen dağıtım emri, malı gönderecek ve alacak makamlara bildirilir. Malı gönderecek makamın ayniyat saymanlığınca üzerinde saymanın verilmesi hakkında meşruhat ve tasdikini ihtiva eden bir emir sureti mal sorumlusuna (Ayniyat mutemedine) gönderilir. MuÂtemed tarafından, emre göre mal, gidecek makama gönderilir. UlaştırÂma müesseselerinden alınan makbuz ile mutemed tarafından tanzim ediÂlen (Örnek: 7) çıkış pusulası mal saymanına verilerek ulaştırma müesÂseselerinden alınan makbuz saymanda kalır. Ve saymanlıkça çıkış pusulası imza edilerek mutemede iade edilir. Malın gönderilmesine dair tasdikli kayıt sureti bir yazı ile malı alan makama gönderilir. Malı alan makamın saymanlığınca da malın tasdikli kayıt suretinin gelmesini müÂteakip derhal (Örnek :5) ayniyat tesellüm makbuzu tanzim edilerek biÂrinci ve ikinci nüshaları malı gönderen saymanlığa yollanır. Ayniyat gönderilmediği takdirde yukarıda (a) fıkrasının sonundaki hükümlere göre hareket edilir. Bu saymanlıkça ikinci nüsha birinci nüshanın aynı olduğu tasdik edilerek hemen iade edilir.

Depo; Sivil Savunma vasıta, malzeme ve teçhizatının teslim ve tesellümü ile koruma yollama ve dağıtım işlerini yapan ikmal tesisidir.

Depolar; yangın, hırsızlık, hava taarruzu ve saboÂtajlara karşı emniyet altında bulundurulur. Bu emniyetin sağlanmasınÂdan mülkî idare âmirleri dahil olmak üzere bütün ilgililer sorumudur. Her depo bir mal sorumlusu emrine verilir.

Sivil Savunma mallarının depolanmasında teknik yönden: a) Hava tesirleri ve haşeratın yıpratıcı ve tahrip edici zararlarına karşı her türlü tedbirler alınır. b) Depolardaki malların istif ve tanziminde cinslerine göre gruplandırılmasına en çok kullanılanların kolaylıkla alınmasına, sarflarda daÂğıtılacak malların en eski tarihlerden başlanmasına, açıkta depolanmaÂ​larda ıskara ve örtü kullanılmasına dikkat edilir.

Depolanan Sivil Savunma malzemeleri cins, miktar kot ve demirbaş defter sıra numaralarını gösterir etiketlerle etkilenir. Depo dışındaki yerlerde bulunan malzemeler ise bulundukları yerlere asılacak bir liste

Bakım elde mevcut Sivil Savunma malının daimî işler bir vaziyette ve hizmete hazır bulundurulabilmesi için yapılan büÂ​tün işler ile alınan tedbirlerdir.

Sivil Savunma malları, kullanılmakta veya depoda olduklarına göre aşağıdaki usullerde bakıma tabi tutulur. a) Kullanılan mallardan eşya ve teçhizata, kullananlar tarafından her gün kullanmadan önce, kullanma esnasında ve kullanmadan sonra gerekli dikkat ve itina gösterilir. b) Kullanılan araçlar her sefere çıkış ve dönüşleriyle her hafta esaslı bir muayene ve bakıma tabi tutulur. Bu bakımdan muayene, büÂtünleme, sıkıştırma, yağlama, basit değiştirme ve ayar ile genel temizÂlik gibi hususlar yerine getirilir. Avadanlık, teçhizat ve yedek parçaların yerli yerinde tam bulunmalarına dikkat edilir ve bunlar dışında buluÂ​nan noksan ve arızalar, ilgililere zamanında haber verilir.

Yangına karşı, devlete ait binaların yangından koÂrunması hakkında Yönetmelik hükümlerine göre hareket edilir.

Sivil Savunma mallarının sayılması, tartılması ve ölçülmesinden gaye, mal ve hesap kontrolünü sağlamaktır. Normal olaÂrak genel sayımlar her takvim yılı başında yetkili makamlarca görevÂlendirilecek bir kurul tarafından mevcut mallar yerlerimde görülmek ve sayılmak suretiyle yapılır. Sayımların sonuçlarında düzenlenecek yılÂbaşı sayım çizelgelerinin (Örnek: 20 en geç bir ay içinde merkezde buÂlundurulması sağlanır. Lüzum görüldükçe mallar zaman zaman kontrol sayımına da tabi tutulabilir.

Depo sayımlarında, depodaki mevcut mallar gösterilir. Senetle geçici olarak verilen mal depo mevcuduna dahil edilmez. Bunun hesabı kayıt ve senetler üzerinde ayrıca görülür

Sayımlarda görülen ve hesap hatalarından ileri gelÂdiğine kesin kanaat hasıl olan aksaklıklar için düzeltme belgesi tanzim edilir. (Örnek : 8), yapılacak inceleme sonucunda malın sarf yeri belÂgeleri ile sabit olursa, bu belgeler mal saymanlarınca tasdik ve ancak ita amirlerince de onaylandıktan sonra hatalar düzeltilir

Sayım ve denetleme kurulları, mal saymanlığınca tasdik edilmiş ve ita amirlerince onaylanmış sayım düzeltme belgelerini giriş ve çıkış belgesi olarak kabul ederler. Ancak onaylanmıyan sayım düzeltme belgeleriyle kanaat verici olmayanlar hakkında soruşturmaya geçilir.

Ölçü aletleriyle kantar, baskül ve benzeri tartı aletÂleri kanun ve yönetmeliğine göre belli zamanlarda ilgili memurlarına muayene ettirilir. Ve alınacak raporlar ölçü aletlerinin bulunduğu maÂhalde muhafaza edilir.

Kullanılan ve tüketilen maddelerden yıllık normal sayımlarda fazla çıkan mallar tanzim olunacak zabıt varakasına göre giriş kaydolunur. Fazla malların giriş kaydı için Bakanlıktan müsaade alÂmaya lüzum yoktur. Yetkili heyetin tanzim ettiği zabıt varakası evrakı müsbite olarak saklanır. Noksan kapatmak maksadiyle belge vermek ve almak, noksan veÂya fazla bulunan cinsleri ayrı mallardan birinin diğeri ile mahsubu yaÂ​saktır.

Sorumluların (Ayniyat mutemetleri) tanzim edecekÂleri sayım çizelgeleri üç nüsha olarak düzenlenir. Bu çizelgeler mülkî idare kanalı ile alt olduğu mal saymanlığına gönderilir. Mal saymanı bu çizelgelerin bir nüshasını tasdik ile en geç bir ay içerisinde geldiği yere geri gönderir. Bir nüshası kendinde kalır. Üçüncü nüshayı düzenleyeceği (Örnek : 21) icmal cetveline ekleyerek her an denetlemeye hazır buÂ​lundurur.

Sivil Savunma mallarının giriş ve çıkış kayıtları için mal sorumluları ve mal saymanları tarafından ilgili defterlere zamaÂ​nında noksansız olarak işlenir.

Mal sorumluları (Ayniyat mutemetleri) kendilerine teslim edilen her çeşit malları (Örnek: 16) mal kayıt defterine kaydeÂderler. Depo dışındaki yerlerde bulunan mallar için ayrıca (Örnek : 19) liste düzenlenerek buralara asılır. Mal kayıtları, sarf edilemeyen miatsız mallar için ayrı miadlı ve istihlâke ait maddeler için ayrı, sarf ve imalÂde kullanılan ilk maddeler için ayrı ve kitaplar içinde ayrı defterler ve bölümler halinde tutulur. Bu defterler yapılacak giriş ve çıkış kayıtlaÂ​rının (Örnek : 4) alındı pusulası ile (Örnek : 7) çıkış pusulasına dayanÂ​ması lâzımdır.

Mal Saymanları : a) Satınalma usulleri ile alınanların giriş kaydı için dosyalarında bulunduracakları tasdik ve imzalı fatura, muayene raporu ikinci nüsÂhaları ile (Örnek: 5) ayniyat tesellüm makbuzunun kendisinde olan nüshalarını esas tutarlar. b) Başka bir mahalden gelenler için; yapılan istek belgesi sureti veya dağıtım emri suretine göre malı gönderen saymanlığın gönderdiği tasdikli mal kayıt sureti ve kendisi tarafından gönderilen (Örnek : 5) ayÂniyat tesellüm makbuzunun suretlerini esas tutarlar. c) Çıkış kaydı için, karşı tarafın gönderdiği istek belgesi veya üst makamın dağıtım emrine göre karşı taraf saymanlığının gönderdiği tasdikli mal kayıt suretiyle yine karşı tarafın tanzim edip gönderdiği (örnek: 5. Ayniyat tesellüm makbuzu esastır). d) Sayım için: Kayıt silmeler, ikmal ve sarflar dolayısı ile sayÂmanlık giriş ve çıkış kayıtlarındaki değişikliklere ait tanzim edilmiş olan imzalı ve onaylı tutanak, tablo, cetvel gibi belgeler esas tutulur. Madde 44 Ayniyat Tesellüm makbuzunda, fatura ve tasdikli mal kayıt suretlerinde malların cinsi, nevi, ebadı, ağırlığı, adedi, mubaya fiyatları veya takdir olunan kıymetleri açık bir şekilde belirtilmiş olması lâzımdır. Şayet bunlar faturalarda veya tasdikli kayıt suretlerinÂde gösterilmemişse mal saymanı tarafından tanzim edenlere tamamlattırılır ve tasdik ettirilir.

Sivil Savunma Malının muhasebesinde her nevi deÂğişiklik bir mal belgesi ile tevsik edilir. Ve defterlere kayıt edilir.

Sivil Savunma Mal belgeleri giriş ve çıkış olmak üzere iki türlüdür. a) Giriş belgeleri: Bir mal saymanının veya mal sorumlusunun muhasebesinde çoğaltmayı yapan belgelere giriş belgeleri denir. b) Çıkış belgeleri: Bir mal saymanının veya mal sorumlusunun muhasebesinde azaltmayı yapan belgelere çıkış belgeleri denir.

Belgeler ya makine ile veya el ile (Kitap harfleri ile) okunaklı bir şekilde doldurulur. Her malın cinsi ve mahiyeti hakkında tam bilgi verilir. (Numara, isim, ebat, marka, model, tip, kıymet vs. gibi)

Belgelerin muteber sayılması için üzerinde belge kaÂyıt numarası bulunur Her takım belgeye ayrı numara verilir. Müteakip takım belgelerde sıra ile ayrı ayrı numaralanır.

Belgeler üzerinde kazıntı ve silinti olmaz. Kazıntı ve silinti bulunan belgeler muhasebede muteber değildir. Yanlışın üzeri okuÂnaklı şekilde çizilerek doğrusu yazılır. Yazan veya düzenleyen tarafınÂdan imza edilerek mal saymanlarına bu düzeltme tasdik ettirilir.

Eski yıllara ait belgeler, yıl yıl ayrı ayrı dosyalanÂ​mış olarak 10 yıl saklanır ve gidenden gelene teslim olunur.

Tekmil belgelerde mal saymanı mal sorumlusu ve diğer ilgili memurların adı, soyadı, görevi ve sicil numaraları mutlaka yazılır.

Ayniyat tesellüm makbuzları devir ve teslim cetvelÂleri ve yılbaşı sayımları resmî taahhütlü olarak gönderilir.

Sivil Savunma Mallarının muhasebesinde kullanılan belge, defter ve çizelgeler aşağıda gösterilmiştir. Örnek No.su Örneğin Cinsi 1 Tanıtma kartı 2 Geçici makbuz 3 Muayene heyetine yazılacak ihbarname ve muayene raporu 4 Mal sorumlularına ait alındı belgesi 5 Ayniyat Tesellüm makbuzu 6 İstek ve gönderme belgesi 7 Çıkış pusulası 8 Sayım düzeltme belgesi 9 Sarf imal ve istihsal belgesi 10 Kayıt silme tutanağı 11 Kullanılan ve tüketilen mallara ait icmal cetveli 12 El koyma tebliğ pusulası 13 Araç el koyma tebliğ pusulası 14 El koyma suretiyle alman mala karşılık sahiplerine verilecek tesellüm belgesi 15 Eşya tevzi bordrosu (Aralıklı kullanılanlar dahil) 16 Mal sorumlularına ait kayıt defteri 17 Sabit kıymetler defteri 18 Yiyecek ve yakacak maddeleri kayıt defteri 19 Depo dışındaki yerlerde bulundurulacak eşya kayıt listesi

Taşınabilir Sivil Savunma mallarının çok kullanma sebebiyle tamir kabul etmiyecek surette yıpranıp köhne hale gelmesi, kullanma esnasında kırılması ve tamiri mümkün olmıyacak şekilde haÂsara uğraması veya kaybedilmesi hallerinde kayıtların silinmesi ciheÂtine gidilir. İstihlâk maddeleri ile imal ve onarımda kullanılan ilk madÂ​delerin kayıtlarının silinmesi kendi özelliklerine uygun sarf işlemlerine tabi tutulur.

Sivil Savunma mallarının çok kullanma sebebiyle taÂmir kabul etmeyecek surette yıpranıp köhne hale gelmesi veya herhangi bir kimsenin kusuru olmaksızın kullanma esnasında kırılması ve tamiri mümkün olmayacak şekilde hasara uğraması veya kaybolmaları halinde (Örnek: 10) tutanak, (örnek: 11) kayıtsilme belgesi tanzim edilerek ilÂgililerce imza edildikten sonra terkine müsaade yetkisi olan makama suÂnulur. Beherinin kıymeti 1.125.000.000 liraya kadar olanlar için Valiliklerin, 1.125.000.000 liradan yukarı kıymettekiler için İçişleri Bakanlığının Onayı alınÂdıktan sonra bu evraka istinaden kayıtlan silinir*. Bu sebep ve şekilde kaydı silinen köhne malların tamamı veya parçaları Muayene KomisyoÂnu raporlarına göre ya satılır ya başka bir yere devredilir veya hiçbir işleme yaramayacak halde ise yok edilir.

Terkini kaydı yapılmış olan köhne malların satışı merkezde Sivil Savunma İdaresi Başkanlığı Satınalma Komisyonu, taşÂrada ise mahallî fon idare komisyonları veya satınalma komisyonları taÂrafından yapılır. Parası mahallin fon muhasip ve mutemetleri tarafından bankalardaki fon hesaplarına yatırılır. İmhası gereken malların imhası aynı komisyonlar tarafından yapılır. Bu takdirde komisyona mal saymanlan veya sorumluları katılır. Herhangi bir yere devri halinde teselÂ​lümüne ait bir belge alınır ve defterlerine gerekli meşruhat verilir.

Eşyanın tabiatından doğan ve evvelce tesbit ve müÂsaade edilen fire nispetleri dışı çürüme ve bozulmalar için normal kayıt silme belgeleri tanzim ve yetkili Makamlarca onandıktan sonra kayıtÂ​tan düşülür

Sivil Savunma mallarının kullanma ve dayanma<ı style="mso-bidi-font-style: normal"> süÂ‐ resine miad denir. Ekli miad cetvelinde bulunmayan malzeme miadları Bakanlıktan sorulur. Ve Bakanlıkça zaman zaman neşrolunur. Miad maÂ​lın cinsine ve yapılışına göre kullanılmaya başlama tarihinden başlar.

Fiyatı malûm olmayan malların taşrada ayniyat sayÂmanının dahil olduğu (3 kişi) muayene heyeti tarafından takdir edilir. Takdir keyfiyeti mahallinde yapılamadığı takdirde evsâfının belirtilmeÂsi suretiyle merkezden sorulur. Ve alınacak cevap kayıtlara esas olur. Merkezce de kıymet takdiri aynı esaslar dahilinde yapılır. Her iki yerÂ​de de heyetler kıymet takdirinde müşkülâtla karşılaştıklarında bu heÂ​yetlere bilirkişi ilâve olur.

Mal başka bir yerden gönderilmiş ve getirilmiş ise nakliye masrafları satınalma fiyatına ilâve edilmek suretiyle malın kıyÂmeti tesbit edilir. Nakliye masraflarının hesabı ve fiyata ilâvesi şekli kabili tatbik görülmediği takdirde malın satınalma fiyatına ve diğer sair masraflarına karşılık olmak üzere % 5 ilâve edilerek kıymet tesbit ediÂ​lir. Kıymet takdirine ait evraklar esas vesika olarak saklanır.

Sivil Savunma mallarının kıymetlerinde artış ve eksilme yapacak veya vasıflarını değiştirecek şekildeki tamirler dolayısiyle kıymetlerinde husule gelecek artma ve eksilmeler esas defterlerindeki hususî sütununa işlenir. Ve bu hususlara esas olan belgeler saklanır. Kıymetindeki artma ve eksilme keyfiyeti muayene komisyonları mariÂ​fetiyle yapılır.

Her gün veya zaman zaman sarfolunan istihlâk ve sarf maddelerinin girenlerinin de kıymeti yakarıdaki maddeler esasına göre tesbit edlirse de her gün ve zaman zaman sarf dolayısiyle çıkanÂların kıymetlerinin tesbiti ancak her ay sonunda bulunacak ortalama fiyat üzerinden hesap edilerek defterin çıkış kısmına kaydedilir.

Sivil Savunma mallarının tazmini müsavi vasıf ve şartlar içerisinde olmak üzere aynen veya aynen tazmini mümkün olÂmayan hallerde zimmete geçtiği tarihle ödeneceği tarih arasında en yükÂsek rayice göre bedelen olur. İki tarih arasındaki en yüksek rayiç maÂhallî ticaret odaları veya belediyelere tesbit ettirilir. Ödemeye esas olan noksan ve kaybolma ve kırılmaya dair tutanaklar ve fon muhasibinin zimmet kaydını beyan eden belgeler, çıkan ve girenler evrakı müsbitesi olur.

Çürüyen veya fire veren maddelerin fire nispetleri mahallinde muayene heyeti tarafından tedbit olunur ve Bakanlıktan soÂrulur ve gelecek cevaba göre emredilen miktar esas kabul edilir. BakanÂlıktan müsade alınmış fire miktarları için aynı cins maddenin müteakip senelerdeki fire hesabı için ayrıca Bakanlığa sormağa lüzum yoktur. FiÂ​re olarak kabul ve emredilmiş miktarlar o cins maddeler için her yıl çıkış kaydına esas olur.

İmal ve sarf suretiyle tükenen ilk maddeleri imal ve sarf işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır. a) Depodan atelyeye alınacak ilk madde için atelye sefi (Örnek: 6) bir istek belgesi imzalıyarak saymana verir. Sayman tarafındaa tetkik ve tasdik edildikten sonra bu belge depoya gönderilir. Sayman bulunmıyan yerlerde ita âmirlerinin onayı ile bu işlem sayman mutemetleri tarafından yapılarak sonuç bağlı olduğu saymana bildirilir. b) Depoda tanzim edilecek üç nüsha (Örnek: 6) ile atelye, madde veya eşyayı depodan teslim alır. Depo memuru (Ayniyat mutemedi) atelÂye şefinden aldığı (Örnek : 4) alındı belgesinin l nüshasına atelyenin isÂtek belgesini ekliyerek saymana gönderir. Diğer nüshasını çıkış evrakı müsbitesi olarak yanında alıkoyar. c) Depodan gönderilen (Örnek: 4) ekli olan istek belgesini alan mal saymanı, verilen malzemenin nev'ine göre iki türlü kayda tabi tuÂtar. Atelyeye verilen eşya ve malzeme ilk madde değilse ambar defteriÂnin kat'i çıkış hanesine kayıt yapar. Şayet verilen eşya ve malzeme imaÂlât için verilen iptidai madde ise, bu madde henüz sarf olmamış olacaÂğından depo defterinin çıkanlar kısmının atelyeye malzeme hanesine kaydeder. Ancak imalât sona erince bu sütundan düşerek kat'i ihraç süÂtununa nakleder. (Muvakkat hiraç sütunundaki miktar ile giren sütuÂ‐ nundaki miktar toplamı mevcut mal demektir, devirlere dahil edilir.) d) Atelyelerin aldıkları iptidai madde karşılığında verdikleri "istek belgesinin (Örnek: 6) dipkoçanları atelyeye giren mal için bir vesika olduğundan bunun muhteviyatı kayıt defterine geçirilir, (Örnek: 16) e) İptidai maddeler mamul hale gelince atelyeler bu madde için sarf edilenlerin fiyatı, işçi ücreti, kullanılan alet ve edavatın amortisÂmanını gözönünde tutarak atelye şefinin başkanlığındaki bir heyet maÂrifetiyle iki nüsha maliyet pusulası tanzim edilir. Ve mal mamul amÂbara bu pusulalarla birlikte gönderilir. Tesellüm varakasının bir nüshaÂ​sını ayniyat saymanına gönderir. f) Mal saymanı depo tesellüm belgesi ile maliyet pusulasını alınÂca esas ambar defterinin atelyelere teslim edilen sütunundaki iptidai maddeler miktarının mamul eşya için sarf olunan miktarını kat'i ihraç sütununa nakleder. Ve mamul eşyayı da elinde bulunan (Örnek : 17) saÂbit kıymet defterine geçirir ve bu defterden (Örnek: 9) sarf, imal ve istihsal belgesini tanzim ederek evrakı müsbite olarak giriş ve çıkış kaydına esas tutar.

Sivil Savunma hizmetleri esnasında görevliler ve servisler tarafından istihlâk edilen (Yeme, içme, yakıt, aydınlatma ve ısıtma, ilâçlar, kırtasiye vesaire) maddelerin şahıs başına düşecek istihÂlâk birimine göre ihtiyaçların tesbit, tedarik ve sarf şekilleri İçişleri Bakanlığınca ayrı bir talimatta belirtilir.

Ayniyat zamanı idare hesabı, bir yıl başından sonuÂna kadar mal saymanlarının giren ve çıkan mallara ait yaptıkları bilûÂmum muamelâtı ihtiva eder. Her mal saymanı kendi zamanı idare hesaÂ​bını vermekten şahsen sorumludur.

Mal saymanlarının idare hesabı; a) Geçen yıldan devir olan mevcut ile yıl içinde girenleri b) Yıl içerisinde çıkanlarla gelecek yıla devreden mevcutları c) Yıl İçindeki değişiklikleri d) Yıl içerisinde zayiat ve fire miktarlarını e) Sayımlar sonunda eksik ve fazlalıkları gösteren cetveller ile sair mamulatı ihtiva eder. Bu cetveller izahat ve evrakı müsbiteleriyle birlikte hesabı teftiş eden makamlara gönderilir.

Mal kesin hesaplarında; a) Cins ve miktarı itibariyle bir takvim yılı başında müdevver malÂ​lar, b) Takvim yılı içerisinde alınan mallar, c) Takvim yılı içerisinde sarfedilen mallar, d) Takvim yılı sonunda mevcut mallar gösterilir.

Zaman idare hesabı için mal saymanları tarafından kendilerine bağlı mal sorunılularından her yıl başında mevcut mallara ait yılbaşı sayım çizelgeleri alınır. Bu çizelgelerdeki mallar, mal saymanları tarafından (Örnek: 20-21) icmal cetvellerine geçirilir. Üçer nüsha doldurulacak olan bu cetvellerin birer nüshası mal sorumlularından gelen sayım çizelgelerinin birer nüshası ile birlikte ayniyat hesaplarının murakabesi için Sayıştay'a sunulacak şekilde hazır bulundurulur. Bu hazırlıklar ya Sayıştay'ca merkeze celbedilerek veya mahallerine gönderilecek murakıplar vasıtası ile saymanların yıllık hesap denetlemeleri yapılmış olur. Bir nüsha icmali de cetveli de Sivil Savunma İdare Başkanlığına gönÂderildikten sonra saymanda kalan bir nüsha çizelgesi ile sayım çizelgeleri, hesabıkatiyi tesbit etmek üzere mal saymanlarında evrakı müsbite olarak kalır.

İllerden gelen icmal cetvelleri merkez mal saymanÂlığınca (Örnek: 17) sabit kıymet defterine il il bölümler halinde işlenir. Ve bir genel icmal çizelgesinde tevhit edilerek her an denetlemeye haÂzır olacak bir şekilde bulundurulur. BEŞİNCİ BÖLÜM Mal Saymanları ile Mal Sorumlularının Devir ve Teslim İşleri

Mal saymanları ile mal sorumluları yerlerine geleÂcekler veya yetkili makamlarca tayin edilecek vekillere sorumluluklarını aşağıda açıklandığı şekilde devir ve teslim ederler. a) İzin, sağlık durumu veya geçici diğer bir sebeple görevlerinden muvakkaten ayrılan veya ayrılacaklar, devirlerini vekil olacak şahsa 5 gün zarfında vermeleri, mümkün olmadığı hallerde sorumluluk kendiÂlerine ait olmak üzere yerine mal saymanı veya üst makamın muvafakatı alınmak (mal sayman ve mal sorumluluğu görevi aynı şahısta birleşmemek ve âmiri italarca personel verilmek) şartı ile bir vekil bırakabilirler. Bu vekillerin vekâletleri esnasında (Mal saymanının muÂvafakatiyle mal alma ve verme ve bunlara ait belgeleri imza etme yetkiÂsi belgesi verilmek, yaptıkları hata ve yanlışlıklardan sorumlu tutulmak üzere) muvakkaten görevlendirilir. Asıl memur vazifesi başına döndüÂğünde, vekil zamanında yapılan işleri kontrol ederek bir noksanını görÂdüğü takdirde keyfiyeti 7 gün zarfında üst makama bildirir. b) «a» fıkrasına göre bir vekil tâyini mümkün olmadığı takdirde muvakkaten ayrılan memurun görevi üç kişiden az olmamak şartiyle teşÂ​kil edilecek bir kurul tarafından yürütülür. Bu gibi ayrılanlar 90 günü geçtiği takdirde «c» fıkrasındaki esaslara göre işlem yapılır. c) Olağanüstü hallerde devir ve teslim yapmadan veya yapamadan ayrılanların devri; yetkili makamların emriyle derhal teşkil edilecek 3 kişilik bir veya bir kaç kurula ivedilikle yaptırılır. Sayım dahil sonuç ayrılanlara 45 gün içinde bildirilir. d) Bu gibi geçici ayrılmalar halinde ita amirlerince gerekli tedbirÂ​ler alınır ve kolaylıklar sağlanır.

Devir teslime ait çizelge ve belgelerin şahıslar taraÂ​fından alınması ve götürülmesi yasaktır.

Devir ve teslim esnasında orijinal ambalajlar açılmaz. Orijinal ambalaj içindeki malın miktarı ayrıca devir ve teslim belgesine kaydedilir. Orijinal ambalaj icabettiği takdirde 3 kişilik bir kurul önünÂde açılarak durum bir tutanakla tespit edilir.

Mal sorumluları normal devirdeki mevcutlarını deÂvir ve teslim belgelerine doldururlar, (Örnek: 23) Bu belgeler taraflarÂca imzalanır. Ve iki nüsha olarak mal saymanlarına gönderilir. Mal saymanlarınca bu belgeler incelenir. Tamam görüldüğü takdirde teslim edeÂne ilişiği kalmadığına dair bir belge verilir. Noksan çıkarsa noksanlık soÂ​rumlularına bildirilir. Bu noksanlığa ait bir belge gösterilmediği takdirÂ​de noksanın sebebi aranır.

Mal saymanlarının devir ve teslimleri: a) Devir ve teslim edecek olan mal saymanları, mal sorumlularınÂdan mevcut mallarını gösterir imzalı birer belge alırlar. Bu belgelere dayanılarak mal saymanları arasında (Örnek: 24) devir teslim çizelgesi düzenlenir. b) Devir ve teslim belgelerinin bir nüshası mal saymanlığında kaÂlır, diğer nüshası da üst makama gönderilir. c) Her mal saymanı devirden önce zamanı idaresine ait hesaplaÂrını, bu meyanda kayıt silme, fire ve sarf işlerine ait işlemleri zamanınÂ​da tamamlamağa mecburdur.

Tâyin emirlerini alan mal saymanları ikmal işleri ile ilgileri kesilerek yerlerine gelenlere veya vekillerine devir ve teslime başlamaları sağlanır. Devir ve teslim işlerinin normal durumlarda l ay içinde bitirilmesi şarttır. Bu müddet zarfında hizmet, gelen tarafından yürütülür. İcabında devir ve teslim işleri üst makamlarca murakabe de ettirilir.

Mal hesaplanılan denetleme işleri: a) İdari, b) Teknik, c Hesap, Yönlerinden yapılır.

İdari denetleme: Uğranılan müşküllerin ve<ı style="mso-bidi-font-style: normal"> bunlaÂrın giderilmesi çarelerini, ikmal işlerinin kanun, yönetmelik ve emirler hükümlerine göre yürütülüp yürütülmediğini murakabe ederek gerekli emir ve direktifleri vermek bakımından mahalli idare amirlikleri ve Bakanlık müfettişleri tarafından yapılır.

Teknik denetleme: Teknik elemanlar bulundurmak suretiyle Sivil Savunma malının işler durumda olmasını sağlama yönünÂden bakım ve kullanılmaları denetlenir. Bu denetleme Sivi Savunma İdaresince yaptırılır.

Hesap denetlemesi: Kanun ve yönetmelikle tesbit edilen, esaslar dahilinde yıllık giriş ve çıkış hesaplarını inceliyerek keÂsin hesap almak üzere ilgili denetleme kurullarınca yapılır. Hesap tefÂtişlerinden evvel usulen, mal saymanlarına ve igili âmirlerine daha evÂvelden haber verilmez. Ancak denetlemeye başlanacağı gün daire âmiÂ​rine bildirilir. Mal saymanları her zaman denetlemeye hazır bir vaziÂ​yette bulunurlar.

Barışta tabiî âfetlere katılma hallerinde ve olağanÂüstü hal ve seferde mal saymanları ve mal sorumluları arasında karÂşılıklı mal gönderilip alma işinde bu Yönetmelik hükümlerini yürütmek imkânsız olduğu hallerde mal sorumlusundan mal sorumlusuna veyahut mal sorumlusundan mal saymanına mal gönderilmesinde tutanaklar kulÂlanılabilir. Bu tutanaklar muhteviyatı ancak üst makamın emriyle masÂraf ve irat belgesi olarak kaydedilebilir.

6/3150 sayılı Sivil Savunma ile ilgili teşkil ve tedÂbirler Tüzüğünün 107 ve 109 ncu maddeleri gereğince el konulacak malÂlar için kullanılacak tebliğ pusulaları (Örnek : 12 ve 13) ile tesellüm belÂgesi (Örnek : 14) ile gösterilmiştir.

Tabiî afetlerde veya bir savaş halinde Sivil SavunÂma teşkillerinin faaliyetleri sırasında kaybolan ve hasara uğrayan Sivil Savunma malları tutanaklarla tesbit ve tevsik edilerek düşüm işlemi yapılır.

Savaş halinde felâketzedelere Sosyal Yardım Servisi tarafından yapılacak geçici yedirme ve barındırma işleri 67 nci maddeÂ​de geçen talimat esastarı dairesinde yürütülür.

6/3150 sayılı Sivil Savunma Tüzüğünün 118 nci madÂdesi gereğine hazırlanmış ve Maliye Bakanlığınca da görülmüş bulunan bu Yönetmelik Resmî Gazele ile yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Geçici Madde l — 7126 sayılı Kanunun 85 sayılı Kanunla değiÂşen geçici 3 ncü maddesi gereğince pasif korunmadan Sivil Savunma Teşkilâtına devredilmiş malar, mahallerince kurulacak muayene heyetÂleri vasitasiyle muayeneye tabi tutulur. 6/3150 sayılı Tüzükte gösterilen malzemeye uyanlar, bu malzeme yeÂrine ikame olarak kullanılabilecekler ve tüzük malzemesine uymayan yaÂni Sivil Savunma hizmetlerinde kullanılmağa elverişli olmayanlar olmak üzere 3'e ayrılır. Sivil Savunma hizmetlerine (özel görev malzemesi daÂhil) uymayanlar sağlam, tamir edilebilir veya köhne olduklarına göre bu Yönetmelik hükümleri dairesinde kayıt siltme işlemi yapılır. Sivil SaÂvunma hizmetlerine elverişli görülenler Sivil Savunma malı olarak muhafaza edilir.

Bu Yönetmelik hükümlerini İçişleri Bakanlığı yürüÂ​tür. * (10.000.000) onmilyon lira rakamı İçişleri Bakanlığının 28.07.2003 tarih ve B050SSG0740003-710-555 sayılı onayı ile (1.125.000.000) Birmilyaryüzyirmibeşmilyon liraya yükseltilmiştir.